Homeoffice und Mobileoffice

Die Einrichtung von Home- bzw. Mobileoffice-Arbeitsplätzen hat in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen. Nicht zuletzt durch die Corona-Pandemie sind diese Instrumente aus dem Arbeitsleben nicht mehr wegzudenken.

Was die Rahmenbedingungen für solche Arbeitsplätze angeht, gibt es allerdings eine Vielzahl von offenen Rechtsfragen, die nicht eindeutig geklärt sind. Gleichwohl werden im Folgenden einige wesentliche Aspekte herausgearbeitet, die bei der rechtmäßigen Einrichtung von Home- bzw. Mobileoffice-Arbeitsplätzen in jedem Fall zu beachten sind.

Wichtig ist dabei zunächst, die Begrifflichkeiten „Homeoffice“ und „Mobileoffice“ zu unterscheiden: Während das Homeoffice einen vom Arbeitgeber((GENDERNOTICE)) fest eingerichteten Büroarbeitsplatz in der Wohnung des Arbeitnehmers meint, liegt mobiles Arbeiten immer dann vor, wenn die Arbeitsleistung grundsätzlich unabhängig von einem fest eingerichteten Büro von jedem denkbaren Arbeitspatz aus erbracht werden kann.

In Deutschland besteht derzeit grundsätzlich (noch) kein gesetzlicher Anspruch des Arbeitnehmers((GENDERNOTICE)) auf Arbeit im Homeoffice. Nach § 106 GewO kann der Arbeitgeber den Ort der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen bestimmen, sofern im Arbeitsvertrag keine ausdrücklichen Regelungen zum Arbeitsort vereinbart worden sind. Der Arbeitgeber muss sein Direktionsrecht grundsätzlich nicht dahingehend ausüben, dem Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz im Homeoffice zuzuweisen. Während es also grundsätzlich keinen arbeitnehmerseitigen Anspruch auf Arbeit im Homeoffice gibt, gibt es umgekehrt auch keine Verpflichtung des Arbeitnehmers, von zuhause aus zu arbeiten. Der Arbeitgeber hat kein Recht über die grundrechtlich geschützte Wohnung des Arbeitnehmers zu verfügen (Art. 13 GG) und ist daher grundsätzlich nicht berechtigt, eine Tätigkeit im Homeoffice anzuordnen.

Wichtig ist auch, dass aus den befristeten Regelungen keine Pflicht des Arbeitnehmers folgt, ein arbeitgeberseitiges Angebot auf Homeoffice anzunehmen – es gilt das Prinzip der doppelten Freiwilligkeit.

Eine Musterformulierung für ein arbeitgeberseitiges Angebot auf vorübergehende Ausübung der Tätigkeit im Homeoffice während der Corona-Pandemie ist der beigefügten Anlage 2 zu entnehmen. In der Anlage 3 ist ein Muster für die schnelle und unbürokratische Einführung vorübergehender Home- bzw. Mobileoffice-Tätigkeit während der Pandemie beigefügt.

Die Regelungen zur Arbeitszeit müssen im Homeoffice gleichermaßen wie im Betrieb eingehalten werden. Die Mitarbeiter dürfen also grundsätzlich nicht länger als 8 Stunden pro Werktag arbeiten. Auch im Homeoffice erlaubt das Arbeitszeitgesetz, dass die Arbeitszeit auf bis zu 10 Stunden verlängert werden darf, wenn die Mehrstunden innerhalb von sechs Kalendermonaten wieder ausgeglichen werden, sodass im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden.

Auch gilt für die Erfassung der Arbeitszeit im Homeoffice grundsätzlich nichts Anderes als im Betrieb. Allerdings sollte die Verpflichtung zur Aufzeichnung einzelvertraglich auf den Arbeitnehmer übertragen werden.

Ebenso ist es möglich, auch im Homeoffice Kernarbeitszeiten o. ä. anzuordnen.

Der Arbeitsplatz zu Hause unterliegt - wie der Arbeitsplatz im Betrieb - den Arbeitsschutzbestimmungen. Hier sind insbesondere die Arbeitsstättenverordnung und das Arbeitsschutzgesetz einschließlich der dazu erlassenen Arbeitsschutzverordnungen zu beachten.

Somit müssen auch im Homeoffice die üblichen Vorgaben hinsichtlich der Ausstattung des Büros, wie z. B. der Möbel, der Zimmergröße oder der Beleuchtung eingehalten werden. Ebenfalls müssen die Anforderungen an Bildschirme, Tastaturen und Software beachtet werden.

Auch hat Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die für die ordnungsgemäße Arbeit benötigten digitale Endgeräte etc. zur Verfügung zu stellen. Er hat jedoch die Möglichkeit, die Nutzung dieser Geräte auf die dienstliche Nutzung zu beschränken.

Letztlich hat der Arbeitgeber die Verpflichtung, die Einhaltung der arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen zu überwachen und in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Dazu gehört auch eine sogenannte Gefährdungsbeurteilung, wobei die physischen und psychischen Belastungen des Arbeitsplatzes zu berücksichtigen sind.

Die Kosten für die Einrichtung des Homeoffice-Arbeitsplatzes hat grundsätzlich der Arbeitgeber zu tragen. Hierzu gehören unter anderen die Anschaffung der Büroeinrichtung, die Wartung und Pflege der Kommunikationseinrichtungen, der dienstliche Anteil der Raummiete, der Beleuchtung und der Heizung.

Erbringen die Mitarbeiter derartige Aufwendungen, so haben sie grundsätzlich einen Aufwendungsersatzanspruch gegen den Arbeitgeber.

Anders kann die Rechtslage ausnahmsweise beurteilt werden, wenn die Einrichtung des Homeoffice im überwiegenden Interesse des Arbeitnehmers erfolgt. In diesem Fall kommt die Erstattung der Kosten nur aufgrund einer gesonderten Vereinbarung in Betracht (vgl. BAG vom 12.4.2011, 9 AZR 14/10).

Ohne Zustimmung des Mitarbeiters hat der Arbeitgeber kein allgemeines Zutrittsrecht zum Homeoffice in der Privatwohnung. Dies wäre unvereinbar mit dem grundgesetzlich garantierten Recht auf Unverletzlichkeit der Wohnung.

Allerdings benötigt der Arbeitgeber ein Zutrittsrecht zur Privatwohnung – anderenfalls könnte er seine arbeitsschutzrechtlichen Verpflichtungen nicht erfüllen. Deshalb ist die vertragliche Vereinbarung eines Zutrittsrechts zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer unerlässlich. Hierbei bedarf es auch der Gestattung der mit dem Mitarbeiter zusammenwohnenden Personen.

Auch sollten zusätzlich zu der Vereinbarung des Zutrittsrechts die zutrittsberechtigten Personen festgelegt werden. Diese können neben dem Arbeitgeber auch der Betriebsrat oder der Datenschutzbeauftragte sein.

Ferner empfiehlt sich eine Regelung, inwieweit im Voraus der Zutritt angekündigt werden muss, sowie eine Ausnahmeregelung, dass in dringenden Fällen eine Ankündigung nicht geboten ist.

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben bleibt auch im Homeoffice in letzter Konsequenz der Arbeitgeber als „verantwortliche Stelle“ i. S. d. Art. 4 Nr. 7 DS-GVO. Gemäß § 26 Abs. 5 BDSG ist der Arbeitgeber verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um die Datensicherheit zu gewährleisten. So kann und muss der Arbeitgeber beispielsweise die Mitnahme von sensiblen Daten nach Hause untersagen oder die ausschließlich dienstliche Nutzung der IT-Geräte anordnen. Ferner muss durch geeignete Maßnahmen bzw. eine arbeitsvertragliche Regelung verhindert werden, dass sich Dritte, wozu auch Familienmitglieder gehören, unbefugten Zugriff auf Unternehmensdaten verschaffen können. Es ist daher dringend zu empfehlen, den Zugang zu Computern, Smartphones und Datenträgern zu verschlüsseln und abschließbare Schränke zur Verwahrung von Unterlagen einzufordern.

Daneben genießt auch der Arbeitnehmer selbst Datenschutz. Die Kontrolle des Rechners zur Überwachung der Arbeitszeit und Arbeitsleistung durch den Arbeitgeber ist nur unter Berücksichtigung des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung und der datenschutzrechtlichen Vorschriften zulässig (vgl. § 26 BDSG). Gerade bei der Benutzung von privaten Rechnern darf der Arbeitgeber keine privaten Daten ausspähen bzw. aufzeichnen.

Ein Muster für die Vereinbarung von Homeoffice-Arbeitsplätzen ist in der Anlage 1 enthalten.

Besteht im Betrieb ein Betriebsrat, sollte bei der Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden, da eine Vielzahl von Mitbestimmungsrechten tangiert ist.

Zunächst ist das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 95 Abs. 3 BetrVG zu beachten, da eine Begründung bzw. Beendigung einer Homeoffice-Vereinbarung wohl als Versetzung anzusehen ist.

Ferner hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, sofern Arbeitnehmer am häuslichen Arbeitsplatz mit der IT-Struktur des Arbeitgebers verbunden sind oder ihre Arbeitszeit mit einer technischen Einrichtung erfassen. Dies dürfte regelmäßig der Fall sein.

Auch besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG, da Regelungen, die den Umgang mit den dienstlichen Arbeitsmitteln, wie beispielsweise die private Nutzung der Arbeitsmittel oder das Zugangsrecht des Arbeitgebers zur Privatwohnung, betroffen sind.

Ferner ist regelmäßig das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG tangiert, da meistens Vorgaben hinsichtlich der Erreichbarkeit der Arbeitnehmer gemacht werden.

Auch ist § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG betroffen, da der Arbeitgeber einen Gestaltungsspielraum hinsichtlich Regelungen über die Unfallverhütung und den Gesundheitsschutz in den Räumlichkeiten des Arbeitnehmers hat.

Ein weiteres Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats ergibt sich aus § 90 Abs. 2 BetrVG: Plant der Arbeitgeber die Einführung von Homeoffice-Arbeitsplätzen, so hat er mit dem Betriebsrat die vorgesehenen Maßnahmen und ihre Auswirkungen auf die Arbeitnehmer, insbesondere auf ihre Arbeit, sowie die sich daraus ergebenden Anforderungen so rechtzeitig zu beraten, dass das Gremium hierzu Vorschläge und Bedenken äußern kann, die dann bei der Planung berücksichtigt werden können.

Abschließend ist auch § 92 BetrVG tangiert. Der Betriebsrat ist umfassend über die Personalplanung zu unterrichten, d. h. etwa hinsichtlich der Frage, wie viele Arbeitnehmer auf geeigneten Arbeitsplätzen an einem grundsätzlich aufzusetzenden Homeoffice-Modell teilnehmen dürfen oder an wie viel Arbeitstagen außerhalb des Betrieb gearbeitet werden soll.

Mobiles Arbeiten liegt vor, wenn die Arbeitsleistung unabhängig von einem fest eingerichteten (Bildschirm-) Arbeitsplatz von jedem denkbaren Arbeitsplatz aus erbracht werden kann (z. B. vor Ort beim Kunden, Zuhause, im Hotel etc.).

Wie beim Homeoffice hat der Arbeitnehmer grundsätzlich keinen Rechtsanspruch auf mobiles Arbeiten. Gleiches gilt für die Verpflichtung des Arbeitnehmers, von anderen Orten als dem Betrieb aus arbeiten zu müssen. Es wird regelmäßig nicht billigem Ermessen entsprechen, wenn der Arbeitnehmer, der bislang einen festen betrieblichen Arbeitsplatz hatte, zeitlich unbegrenzt auf mobiles Arbeiten außerhalb der Betriebsstätte verwiesen wird.

Problematisch ist hier insbesondere, ob bestimmte Tätigkeiten, die Arbeitnehmer „freiwillig“ außerhalb der regelmäßigen betrieblichen Arbeitszeit erbringen (z. B. Lesen und Bearbeiten von dienstlichen E-Mails) als vergütungspflichtige Arbeitszeit zu qualifizieren sind.

Das BAG tendiert dazu, eine vergütungspflichtige Arbeitszeit immer dann anzunehmen, wenn der Arbeitgeber das Arbeitsergebnis annimmt und damit die Tätigkeit des Arbeitnehmers genehmigt (vgl. BAG vom 24.08.2016, 5 AZR 129/16).

Hinsichtlich der Ruhepausen ist zu beachten, dass zumindest bei Antritt der Ruhepause feststehen muss, wie lange sie dauert.

Anders als beim Homeoffice-Arbeitsplatz findet auf mobiles Arbeiten die Arbeitsstättenverordnung keine Anwendung. Wenn der Arbeitnehmer zumindest überwiegend von Zuhause aus mobil arbeitet, ohne einen fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz zu haben, muss aber zumindest eine abstrakte Unterweisung über typische Gefährdungen nach § 12 ArbSchG (nicht § 6 ArbStättV) erfolgen.

Auch ist eine Gefährdungsbeurteilung gemäß § 5 ArbSchG (nicht gemäß § 3 ArbStättV) zu empfehlen. Dabei sollte aber jegliches Bemühen des Arbeitgebers, eine Gefährdungsbeurteilung durchzuführen (z. B. Angebot der Besichtigung des häuslichen Arbeitsplatzes oder Fragebogen, der die typischen Gefahrenquellen abfragt), den Anforderungen an den Arbeitsschutz genügen.

Wenn der Arbeitnehmer seine eigenen Arbeitsmittel einsetzt, sind ihm die zusätzlich entstehenden Kosten nach § 670 BGB zu ersetzen. Die Pflicht zur Kostenerstattung durch den Arbeitgeber trifft auch die Abnutzung oder eventuelle Beschädigung bzw. Zerstörung der Geräte, ebenso eine eventuelle Erhöhung der Flatrate.

Das Arbeiten im Mobileoffice birgt immer ein besonderes Risiko in Bezug auf den Schutz personenbezogener Daten, so dass unbedingt einige Vorsichtsmaßnahmen getroffen werden sollten; dazu gehören insbesondere die Verschlüsselung der Daten auf dem mobilen Gerät, der Transport des mobilen Geräts im gesperrten Zustand, die Nutzung öffentlicher WLAN-Netze nur über die Verwendung eines VPN-Zugangs mit ausreichend starker Verschlüsselungstechnik, die Anbringung eines Sicht- und Tastaturschutzes oder das Zurverfügungstellen von Kopfhörern zum ungestörten Telefonieren.

Abschließend sollte eine vertragliche Vereinbarung über die Tätigkeit im Mobileoffice den Arbeitnehmer zur Einhaltung der vorgesehenen Sicherheitsmaßnahmen verpflichten. Auch sollte der Arbeitnehmer erneut auf das Datengeheimnis (§ 53 BDSG) verpflichtet werden.

In Betrieben mit Betriebsrat gilt das unter 2.7 zum Homeoffice Ausgeführte sinngemäß