Ausbildung im Einzelhandel – Checkliste & Beurteilungsbogen

Vor Beginn einer Ausbildung:

• Die Ausbildungsstätte ist nach Art und Einrichtung für die Berufsausbildung geeignet. 
• Die Voraussetzungen der persönlichen und fachlichen Eignung des Ausbilders sind erfüllt. 
• Der Berufsausbildungsvertrag ist schriftlich abgefasst. Bei Unternehmen ohne Tarifbindung ist sichergestellt, dass im IHK-Vertragsmuster alle Hinweise auf die Geltung tariflicher Regelungen durchgestrichen sind, und dass der Vertrag in Punkt H ergänzt ist durch den Hinweis „ohne Tarifbindung“. 
• Es sind drei Exemplare unterschrieben: Je ein Exemplar für den Arbeitgeber, für den Auszubildenden und zur Einreichung bei der zuständigen IHK. 
• Es gibt einen betrieblichen Ausbildungsplan, aus dem die sachliche und zeitliche Gliederung der Ausbildung hervor geht. 
• Eine Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung liegt vor. 
• Der Berufsausbildungsvertrag und der Ausbildungsplan wurde vom Unternehmen zur Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse an die IHK geschickt: Bei einem volljährigen Azubi genügen zwei Ausfertigungen, bei minderjährigen Auszubildenden müssen drei Ausfertigungen bei der IHK eingereicht werden. 
• Der Auszubildende hat seine persönliche Steueridentifikationsnummer zum Abruf der Elektronischen LohnsteuerAbzugsMerkmale (ELStAM) mitgeteilt. 
• Der Auszubildende wurde vom Unternehmen in der Berufsschule angemeldet. 
• Der Auszubildende wurde vom Unternehmen bei der Krankenkasse angemeldet.

Bei Ausbildungsbeginn: 

• Für den Auszubildenden ist eine Personalakte angelegt. 
• Für den Auszubildenden ist ein Gehaltskonto angelegt. 
• Soweit Minderjährige im Betrieb beschäftigt sind, hängt das Jugendarbeitsschutzgesetz im Betrieb aus. 
• Die Mitarbeiter sind auf den neuen Auszubildenden vorbereitet: 
• Kurzporträt des Auszubildenden für die Mitarbeiter: Angaben zur Person, zur Schulausbildung, zum Ausbildungsberufsbild 
• Vorbereitung der Bezugsperson auf den Auszubildenden
• Vorbereitung der künftigen Kollegen auf die Zusammenarbeit 
• Zusammenstellen einer Ausbildungsmappe mit Infos zu Betriebs- bzw. Hausordnung, fest vereinbarte Arbeits- und Pausenzeiten, Namen der Bezugsperson / Mitarbeiter, Organigramm, betrieblicher Ausbildungsplan, Einsatz- bzw. Versetzungsplan, allgemeine Informationen über den deutschen Einzelhandel und Vorbereitungslektüre 
• Die Einführung des Auszubildenden in den Betrieb:
• Übergabe und Erläuterung der Ausbildungsmappe
• Hinweis auf Schweigepflicht über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse
• Vorstellung der Bezugsperson (Ausbilder), der/ des direkten Vorgesetzten und Kollegen
• Führung durch den Betrieb (soziale und sanitäre Einrichtungen, Schrank im Personalraum / Garderobe, Zugang zu Gebäude / Räumen)
• Informationen über die Arbeitszeit: z. B. Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausenregelung, Überstunden, gleitende Arbeitszeit, Urlaubsregelung, Probezeit
• Informationen über das Arbeitsentgelt, z. B. Grundlagen der Errechnung und Zusammensetzung der Ausbildungsvergütung, Auszahlungstermin der Gehälter, bargeldlose Zahlungsweise
• Informationen über Betriebsordnung, Sicherheitsvorschriften, Unfall- und Feuerverhütung (z. B. Rauchen, Verlassen des Arbeitsplatzes, Sicherheitsvorschriften, Betreten der Betriebsgebäude nach Dienstende, Unfallmeldung)
• Informationen über Jugendschutzgesetz (Rauchbestimmungen etc.), wenn jugendliche Azubis im Betrieb arbeiten 
• Hinweis auf aushangpflichtige Gesetze, z. B. Jugendarbeitsschutzgesetz
• Hinweise auf Personalkaufregelungen
• Ausgabe von Schlüsseln
• Soweit vorhanden: Information über die Arbeitnehmervertretung 
• Die Einführung des Auszubildenden in die Organisationsstruktur:
• Rechtssituation des Unternehmens und allgemeine Besitzverhältnisse
• Unternehmensphilosophie und grundsätzliche Inhalte des betrieblichen Führungsstils (Zielvorgaben, Information, Aufgabenerfüllung, Kontrolle)
• Aufbauorganisation mit Ober- und Unterordnung
• Ablauforganisation mit Formularwesen 
• Die Einführung des Auszubildenden in die Ausbildungsaufgaben:
• Ausbildungsziel und -dauer
• Ausbildungsplan
• Einzelne Ausbildungsstufen
• Arbeitssituation im ersten Ausbildungsbereich
• Erläuterung der Bedeutung der Aufgaben für das Ausbildungs- und Unternehmensziel
• Informationen zur Berufsschule (Unterrichtsbeginn, Schulzeiten)
• Informationen zum Ausbildungsnachweis (Pflicht des Auszubildenden zur ordnungsgemäßen Führung eines Berichtsheftes; analog oder digital)
• Einsatzplan für die ersten Tage
• Vereinbarung über spezielle Zeitenregelungen
• Informationen zur Beurteilung gegeben 
• Das Anlernen am Ausbildungsplatz:
• Erläuterung der Ausbildungssituation
• Erläuterung der Gerätschaften 
• Bei Tätigkeiten zuschauen lassen und das Gezeigte erklären
• Wiederholen lassen, dabei Unklarheiten beseitigen
• Nachmachen lassen und die Tätigkeit aus der Ferne zunächst stillschweigend überwachen 
• Anerkennung zeigen, konstruktive Kritik üben

Während der Ausbildung: 

• Der Auszubildende wird vor Ende der Probezeit und nach jedem Ausbildungsabschnitt beurteilt:
• Regelmäßig und über einen längeren Zeitraum hinweg beobachten und Beobachtungsergebnisse schriftlich festhalten.
• Beobachtungen nach vorher festgelegten Kriterien bewerten.
• In regelmäßigen Beurteilungsgesprächen mit dem Auszubildenden die Beobachtungsergebnisse und die Bewertungskriterien erläutern.
• Teilnahme an betrieblichen und außerbetrieblichen Schulungsmaßnahmen. 
• Der Auszubildende wird neun Monate nach Aufnahme der Ausbildung aufgefordert, eine ärztliche Nachuntersuchung vornehmen zu lassen (Bescheinigung muss vor Ablauf des 1. Ausbildungsjahres vorliegen). 
• Der Auszubildende wird auf die Zwischenprüfung vorbereitet und erhält rechtzeitig von der IHK das Anmeldeformular zur Zwischenprüfung. Es muss auch vom Auszubildenden unterschrieben werden. 
• Die Anrechnung der Berufsschulzeiten entspricht der neuesten Rechtsprechung.

Am Ende der Ausbildung: 

• Der Auszubildende wird auf die Abschlussprüfung (bei Verkäufern i.d.R. nach dem 2., bei Kaufmann/ Kauffrau im Einzelhandel nach dem 3. Jahr) vorbereitet. Der Betrieb erhält rechtzeitig von der IHK das Anmeldeformular zur Abschlussprüfung. Dieses muss auch vom Auszubildenden unterschrieben werden. 
• Soweit der Auszubildende nach Abschluss der Ausbildung nicht in ein Beschäftigungsverhältnis übernommen werden soll, muss ihm dies spätestens drei Monate vor dem vertraglichen Ende der Ausbildungszeit schriftlich mitgeteilt werden. 
• Ein Ausbildungszeugnis wurde erstellt.

Für den Ausbildungserfolg und die Motivation des Auszubildenden((GENDERNOTICE)) ist es sehr wichtig, ein regelmäßiges Feedback über seinen aktuellen Ausbildungs- und Leistungsstand zu erhalten. Nur dann können rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden, um das Ausbildungsziel erfolgreich zu erreichen. 

Wichtige Aspekte beim Führen eines Beurteilungsgesprächs: 

• Anerkennung und Kritik müssen immer sachbezogen und dürfen nicht personen-bezogen sein. 
• Konstruktive Kritik soll dem Auszubildenden die Ursachen seiner Leistungsschwächen sichtbar machen und ihm Ansatzpunkte zur Verbesserung seiner Leistung und seines Verhaltens aufzeigen. 
• Beide Gesprächspartner müssen sich auf das Gespräch vorbereiten können. Als Hilfe für das erste Gespräch kann dem Auszubildenden ein Fragenkatalog gegeben werden mit möglichen Fragen: 
• Wo sehen Sie Ihre Stärken / Schwächen? 
• Worin sehen Sie die Ursachen für auftretende Probleme? 
• Welche Zielvorstellungen haben Sie bezüglich Ihrer Ausbildung? 
• Bei nachfolgenden Gesprächen kann dem Auszubildenden vorab eine Kopie des Beurteilungsbogens  gegeben werden. 
• Der Ausbilder sollte sich über die Zielsetzung des Gesprächs im Klaren sein und mögliche Förderungsmaßnahmen überdenken. 
• Das Gespräch sollte in einer ruhigen und sachlichen Atmosphäre geführt werden; der Zeitrahmen sollte nicht zu knapp bemessen sein. 
• Abschließend sollte der Ausbilder die wesentlichen Punkte des Gesprächs kurz zusammenfassen.