Mehrwertsteuer-Rückerstattung / Export über den Ladentisch

Dieses Praxiswissen informiert Unternehmen und ausländische Käufer über die Umsatzsteuer- bzw. Mehrwertsteuerbefreiung für Ausfuhrlieferungen im nichtkommerziellen Reiseverkehr, also Ausfuhren für den privaten Bedarf. Andere Fallgestaltungen von Ausfuhrlieferungen der Einzelhandelsunternehmen werden nicht erläutert.

Ausfuhrlieferungen von Unternehmen sind umsatzsteuerfrei. Das gilt unter bestimmten Voraussetzungen auch für Verkäufe von Unternehmern an Reisende aus Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU). Hier spricht man vom “Export über den Ladentisch“. Die Steuerbefreiung wird dem Unternehmer gewährt, wenn 

• sein Käufer((GENDERNOTICE)) im Drittlandsgebiet ansässig ist und
• die Waren innerhalb von drei Monaten nach Kauf in das Drittlandsgebiet gelangen.
• Der Gesamtwert der Lieferung einschließlich Umsatzsteuer 50 Euro übersteigt 

Die Steuerbefreiung gilt nicht für Lieferungen zur Ausrüstung und Versorgung von privaten Beförderungsmitteln (siehe nachfolgend Nr. 7). Eine unmittelbare Steuererstattung durch die Finanzämter an die Käufer ist ausgeschlossen.

Die Steuerbefreiung gilt ausschließlich für den Unternehmer. Wenn dieser die Voraussetzungen erfüllt, kann er Käufern aus Drittländern einen Preisnachlass in Höhe der Umsatzsteuer anbieten. Es empfiehlt sich daher für den Unternehmer, die Steuerbefreiung in Anspruch zu nehmen, denn dann kann er dem Käufer ohne erhebliche eigene Aufwendungen einen ins Gewicht fallenden Preisvorteil verschaffen. Die Höhe des Preisnachlasses ist daher Bestandteil des zwischen Unternehmer und Käufer abgeschlossenen Kaufvertrages.

Beim steuerfreien Verkauf im Reiseverkehr berechnet der Unternehmer dem Käufer zunächst den Preis für die gelieferte Ware einschließlich Umsatzsteuer. Dies hat seine Ursache darin, dass der Händler für die Steuerbefreiung gegenüber dem Finanzamt Nachweise erbringen muss, die er nur durch die Mitwirkung des Käufers im Anschluss an die Lieferung erhalten kann.

Liegen dem Unternehmer diese Nachweise vollständig vor, kann er dem Käufer den Steuerbetrag in bar oder unbar auszahlen - ggf. nach Abzug von Bearbeitungs- und Überweisungskosten.

Es besteht auch die Möglichkeit, Service-Unternehmen einzuschalten. Diese zahlen den Käufern an Grenzübergängen, insbesondere auch auf Flughäfen, gegen Aushändigung der zollamtlich bestätigten Ausfuhrbelege den Steuerbetrag nach Abzug eines Bearbeitungsentgelts in bar aus. Die Service-Unternehmen, die in Vertragsbeziehungen zu den Unternehmern stehen, lassen sich die an die Reisenden bereits ausgezahlten Steuerbeträge gegen Vorlage der Ausfuhrbelege von den Unternehmern erstatten.

Drittlandskäufer sind Reisende mit Wohnort in einem Staat außerhalb der EU. Für das Vereinigte Königreich Großbritannien und Nordirland ist ab dem 1. Januar 2021 zu unterscheiden. Obwohl Nordirland Teil des Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland ist, wird Nordirland im Warenverkehr behandelt, als ob es EU-Gebiet wäre. Reisende mit Wohnort in Nordirland sind daher keine Drittlandskäufer. Reisende mit Wohnort in einem anderen Teil des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland sind dagegen Drittlandskäufer.

Wohnort ist der Ort, an dem der Käufer für längere Zeit eine Wohnung genommen hat und der als der örtliche Mittelpunkt seines Lebens anzusehen ist. Als Wohnort in diesem Sinne gilt der Ort, der im Pass oder sonstigem Grenzübertrittspapier eingetragen ist. Auf die Staatsangehörigkeit des Käufers kommt es nicht an. Der Wohnort im Drittland muss im Zeitpunkt der Lieferung vorhanden sein.

Beispiel:
Eine deutsche Staatsangehörige hat ihren Wohnort laut Eintragung im Pass oder im sonstigen Grenzübertrittspapier in der Schweiz. Folglich ist sie eine Drittlandskäuferin

Zum Drittlandsgebiet gehören die Gebiete, die nicht zu den Inlandsgebieten der Mitgliedsstaaten der EU zählen. Für bestimmte Gemeinden, bestimmte Inseln und einige weitere Gebiete gibt es besondere Regelungen über ihre Zugehörigkeit zum (deutschen) Inland, zum übrigen EU-Gebiet oder zum Drittlandsgebiet. Ihre unterschiedliche Zuordnung zum EU-Gebiet sowie zum Drittlandsgebiet führt in der Praxis immer wieder zu Unsicherheiten. Deshalb ist in der Anlage 1 zu diesem Merkblatt aufgelistet, welche Gebiete zum Gemeinschaftsgebiet der EU und welche Gebiete zum Drittlandsgebiet gehören.

Besonders hervorzuheben ist in diesem Zusammenhang, dass für Zwecke des Warenverkehrs Nordirland, obwohl zum Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland gehörend, seit dem 1. Januar 2021 wie ein Mitgliedstaat der EU behandelt wird und für diese Zwecke nicht als Drittlandsgebiet anzusehen ist.

Eine Ausfuhr im Reiseverkehr liegt vor, wenn der Drittlandskäufer die erworbene Ware im persönlichen Reisegepäck ins Drittlandsgebiet mitnimmt. Als Reisende gelten Touristen (Urlauber), Berufspendler, aber auch Käufer, die eigens zum Einkaufen aus dem Drittlandsgebiet in das EU-Gebiet kommen. Die Mitnahme der Ware im persönlichen Reisegepäck ist möglich im Handgepäck, im aufgegebenen Gepäck bei einer Bahn-, Flug- oder Schiffsreise oder in einem Pkw, auch in einem Kleintransporter.

Ein Fahrzeug, seine Bestandteile und sein Zubehör sind kein persönliches Reisegepäck.

Keine Ausfuhr im Reiseverkehr liegt vor, wenn der Käufer die Ware durch einen Spediteur, durch Bahn oder Post oder durch einen sonstigen Frachtführer in ein Drittland versendet oder wenn er die Ware nicht im üblichen Reisegepäck in das Drittlandsgebiet befördert, sondern z. B. Möbel oder größere Haushaltsgeräte in einem eigenen oder gemieteten Lastkraftwagen dorthin transportiert.

Beispiel:
Ein Käufer verpackt die gekaufte Ware in einem Paket und verschickt es z. B. durch die Deutsche Post AG an seine Heimatadresse im Drittlandsgebiet. 

Ein Verkauf im Reiseverkehr liegt auch dann nicht vor, wenn der Unternehmer die Ware, z. B. Möbel, mit seinem betriebseigenen Fahrzeug in das Drittlandsgebiet befördert oder wenn der Unternehmer die Ware durch einen von ihm beauftragten Spediteur oder sonstigen Frachtführer in das Drittlandsgebiet versendet. 

Bei Ausfuhrlieferungen im Reiseverkehr wird entsprechend dem Verwendungszweck der erworbenen Ware zwischen kommerziellem und nichtkommerziellem Reiseverkehr unterschieden. 

Eine Ausfuhrlieferung im kommerziellen Reiseverkehr liegt vor, wenn die erworbene Ware für unternehmerische Zwecke bestimmt ist. Einzelheiten hierzu werden in diesem Merkblatt nicht erläutert. 

Eine Ausfuhrlieferung im nichtkommerziellen Reiseverkehr liegt vor, wenn die erworbene Ware für den privaten Bedarf des Drittlandskäufers bestimmt ist.

Eine weitere Voraussetzung der Steuerbefreiung ist, dass der Käufer die Ware vor Ablauf des dritten Monats, der dem Monat der Lieferung folgt, nachweislich in ein Drittland ausführt.

Beispiel:
Der Drittlandskäufer kauft am 6. März (Tag der Übergabe der Ware durch den liefernden Unternehmer). Er muss die Ware dann spätestens am 30. Juni desselben Jahres in das Drittlandsgebiet ausführen. Ob diese Voraussetzung erfüllt ist, kann der Unternehmer aus der Angabe des Datums auf der zollamtlichen Ausfuhrbestätigung ersehen. 

Fehlt auf dem Ausfuhrbeleg die Angabe des Ausfuhrtages, muss der Unternehmer den Tag der Ausfuhr durch andere überprüfbare Unterlagen nachweisen (z. B. durch Nachweis der Auszahlung des Preisnachlasses innerhalb der Drei-Monats-Frist).

Auch bei Vorliegen der vorgenannten Voraussetzungen greift die Steuerbefreiung erst dann, wenn der Gesamtwert der Lieferung einschließlich Umsatzsteuer 50 Euro übersteigt. Für die Feststellung, ob die maßgebliche Wertgrenze überschritten wurde, wird der Rechnungsbetrag zugrunde gelegt. Beim Einkauf mehrerer Gegenstände darf der Gesamtwert dieser Gegenstände nur zugrunde gelegt werden, wenn alle Gegenstände auf einer Rechnung aufgeführt sind und diese Rechnung von ein und demselben Unternehmer an ein und denselben Abnehmer ausgestellt wurde.

Der Rechnungsbetrag kann neben dem Entgelt und dem auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag auch Kosten für Nebenleistungen (z. B. Beförderung, Verpackung, Versicherungen) enthalten, die in die Ermittlung der Wertgrenze einzubeziehen sind.

Da der Einzelhandelsunternehmer beim “Export über den Ladentisch“ in aller Regel Rechnungen mit Endpreisen (einschließlich Umsatzsteuer) erteilt, sollte er unbedingt darauf achten, nur Bruttopreise anzugeben, die Steuer also nicht gesondert auszuweisen. Denn bei einem Ausweis der Umsatzsteuer in der Rechnung schuldet der Unternehmer den Steuerbetrag auch bei Vorliegen aller Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung. Die Steuerschuld erlischt grundsätzlich erst dann, wenn eine wirksame Rechnungsberichtigung (Austausch einer Berichtigungserklärung, z. B. Gutschriftanzeige) vorgenommen wurde.

Für Rechnungen über Kleinbeträge (Gesamtbetrag bis 250 €) bedeutet dies, dass der Steuersatz bzw. die Steuersätze nicht aufgeführt werden dürfen, denen die Warenlieferungen unterliegen. Bekanntlich kann bei Kleinbetragsrechnungen der Vorsteuerabzug bereits aus der Nennung des Steuersatzes ohne Ausweis des Steuerbetrages hergeleitet werden.

Aus Vereinfachungsgründen ist eine Rechnungsberichtigung entbehrlich, wenn der ausländische Käufer die ursprüngliche Rechnung bzw. den ursprünglichen Kassenbon an den Einzelhändler zurückgibt und dieser den zurückerhaltenen Beleg bei seinen Buchhaltungsunterlagen aufbewahrt.

Zum Nachweis für das Vorliegen einer steuerfreien Ausfuhrlieferung im nichtkommerziellen Reiseverkehr gehören drei Bestandteile:

• der Ausfuhrnachweis, 
• der Abnehmernachweis und
• der Buchnachweis.
  

Wie bei jeder sonstigen Ausfuhr muss auch beim “Export über den Ladentisch“ – üblicherweise durch Zollbestätigung – die Ausfuhr der Ware nachgewiesen werden. Der Abnehmernachweis, der gerade auch für die Fälle vorgeschrieben ist, in denen der Abnehmer die Ware selbst ins Drittlandsgebiet bringt, stellt eine zusätzliche Sicherung der tatsächlichen und endgültigen Ausfuhr dar. Beim Abnehmernachweis geht es darum, dass der Käufer im Zeitpunkt der Lieferung seinen Wohnort im Drittlandsgebiet haben muss.

Der Ausfuhr- und Abnehmernachweis muss durch Bücher oder Aufzeichnungen in Verbindung mit Belegen geführt werden. Belege werden durch die entsprechenden Hinweise und Bezugnahmen in den Aufzeichnungen Bestandteile der Buchführung und damit des Buchnachweises, so dass beide eine Einheit bilden.

Der Beleg über die Ausfuhr der Ware soll folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift des liefernden Unternehmers und
• die handelsübliche Bezeichnung(en) und Menge(n) der ausgeführten Ware(n). 

Handelsüblich ist jede Bezeichnung einer Ware, die im Geschäftsverkehr dafür verwendet wird, so auch Markenbezeichnungen. Handelsübliche Sammelbezeichnungen sind ausreichend. Darunter fallen z. B. Baubeschläge, Büromöbel, Kurzwaren, Spirituosen, Tabakwaren oder Waschmittel. 

Dagegen reichen Bezeichnungen allgemeiner Art, die Gruppen verschiedenartiger Waren umfassen, nicht als handelsübliche Bezeichnung aus, z. B. “Geschenkartikel“. Die Finanzbehörden beanstanden die in einem Ausfuhrbeleg verwendete handelsübliche Bezeichnung nicht, wenn die Ausgangszollstelle anhand der Angaben im Ausfuhrbeleg die Ausfuhr der betreffenden Artikel bestätigt. Damit ist ausreichend belegt, dass die Waren im Ausfuhrbeleg so konkret bezeichnet worden sind, dass die Ausgangszollstelle in der Lage war, die Abfertigung dieser Artikel zur Ausfuhr zu bestätigen. 

• Ort und Tag der Ausfuhr: Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle des EU-Mitgliedstaats, über den der Käufer die Ware ausführt (Beispiel: Ein US-Bürger reist über Frankreich in die EU ein, kauft bei einem Unternehmer in Deutschland und verlässt die EU über den Flughafen Lissabon; dort bestätigt ihm die portugiesische Zollbehörde die Ausfuhr der Ware).

Der Unternehmer sollte sich durch Vorlage des Passes oder eines sonstigen Grenzübertrittspapiers des Käufers von dessen Eigenschaft als Drittlandskäufer überzeugen.

Zu dem Abnehmernachweis gehören als Angaben auf dem Beleg

• Name und Anschrift (= Land, Wohnort, Straße und Hausnummer) des Drittlandkäufers; 
• Bestätigung der Grenzzollstelle, dass die Daten der Anschrift des Käufers in dem Beleg mit den Eintragungen in dem vorgelegten Pass oder sonstigen Grenzübertrittspapier übereinstimmen.

Wenn die Angabe der vollständigen Anschrift des Käufers z. B. wegen Sprachproblemen und/ oder der Verwendung fremder Schriftzeichen in dem Pass des Käufers nicht möglich ist, genügt neben dem Namen des Käufers die Angabe des Landes, in dem er seinen Wohnort hat und die Nummer des Reisepasses oder des sonstigen Grenzübertrittspapiers.

Für Käufer mit britischer Staatsangehörigkeit und Wohnsitz im Vereinigten Königreich Großbritannien und Nordirland besteht die Besonderheit, dass sich aus dem britischen Reisepass der Wohnort und damit die Abnehmereigenschaft als „Drittlandskäufer“ nicht eindeutig ergibt. Es kann somit nicht unterschieden werden, ob der Käufer seinen Wohnsitz in Großbritannien (=Drittland) oder dem für Warenlieferungen als EU- zugehörig geltenden Nordirland innehat.

Eine Abnehmerbestätigung kann in diesen Fällen daher trotz Vorlage eines gültigen Reisepasses durch die Grenzzollstelle nur bei Vorlage eines gültigen britischen Führerscheins oder durch Vorlage eines aktuellen Kommunalsteuerbescheids oder einer aktuellen Strom-, Gasoder Wasserrechnung (nicht älter als 12 Monate) erteilt werden. Anderenfalls bestätigt die Grenzzollstelle nur die Ausfuhr des Gegenstandes. Außerdem vermerkt die Grenzzollstelle auf dem Ausfuhrbeleg die Gründe, weshalb sie die Richtigkeit von Name und Anschrift des Käufers nicht bestätigen kann. Ist der Abnehmernachweis durch eine Bestätigung der Grenzzollstelle nicht möglich oder nicht zumutbar, bestehen keine Bedenken, auch eine entsprechende Bestätigung einer amtlichen Stelle der Bundesrepublik Deutschland im Wohnsitzstaat des Käufers, z. B. einer diplomatischen oder konsularischen Vertretung der Bundesrepublik Deutschland oder einer im Drittlandsgebiet stationierten Truppeneinheit der Bundeswehr, als ausreichend anzuerkennen. Die amtlichen Stellen der Bundesrepublik Deutschland erheben im Wohnsitzstaat des Käufers für jede Ausfuhr - und Abnehmerbescheinigung derzeit eine Gebühr von 34,07 €.

Der Unternehmer muss neben dem Belegnachweis zusätzlich einen Buchnachweis führen. Dazu soll er aufzeichnen:

• die handelsübliche Bezeichnung und Menge der ausgeführten Waren,
• Name und Anschrift des Drittlandskäufers, 
• den Tag der Lieferung, 
• das Entgelt (= Preis abzüglich der darin enthaltenen Umsatzsteuer) und 
• die Ausfuhr.

Zur Vereinfachung kann diese Aufzeichnungspflicht dadurch erfüllt werden, dass die Buchführung und die Belege (Rechnung, Ausfuhrnachweis) mit gegenseitigen Verweisen versehen werden. Auch die unter 3.2 erwähnte Vereinfachung wird somit für den Buchnachweis anerkannt. Bei Schwierigkeiten (z. B. Sprachproblemen) können anstelle der vollständigen Anschrift des Käufers ersatzweise das Heimatland und die Nummer des Grenzübertrittspapiers aufgezeichnet werden.

Die Aufzeichnungen sind unmittelbar nach Ausführung des einzelnen Umsatzes fortlaufend zu tätigen. Die zum Ausfuhrnachweis dienenden Belege können dagegen noch nachträglich bis zur Unanfechtbarkeit der endgültigen Umsatzsteuerfestsetzung beigebracht werden. Zu beachten ist allerdings, dass ein Unternehmer, der für eine Ausfuhrlieferung eine Steuerbefreiung beansprucht, ohne im Besitz der Ausfuhrbelege zu sein, dies dem Finanzamt bei Abgabe der entsprechenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen offenlegen muss.

Der Drittlandskäufer legt an der Grenzzollstelle folgende Dokumente vor:

• seinen Pass (oder ein anderes Grenzübertrittspapier), 
• den Ausfuhrbeleg und 
• die auszuführende Ware.
  

Die Grenzzollstelle bestätigt unter Angabe von Ort und Datum

• die Abfertigung der zur Ausfuhr vorgelegten und im Ausfuhrbeleg näher bezeichneten Waren und
• die Übereinstimmung der Angaben über Name, Anschrift, Nummer des Passes oder eines sonstigen Grenzübertrittspapiers des Käufers mit den Angaben im Ausfuhrbeleg
  

durch Dienststempelabdruck

Ist aus dem ausländischen Grenzübertrittspapier nicht die volle Anschrift, sondern nur das Land und der Wohnort oder nur das Land ersichtlich, erteilen die Grenzzollstellen auch in diesen Fällen die Abnehmerbestätigung. Derartige Abnehmerbestätigungen werden als ausreichender Belegnachweis anerkannt.

Die deutsche Grenzzollstelle erteilt die Abnehmerbestätigung nur, wenn die Angaben in dem Beleg über den Namen, die Nummer des Grenzübertrittspapiers und die Anschrift des Käufers mit dem vorgelegten Reisepass, Personalausweis oder sonstigen Grenzübertrittspapiers des Ausführers übereinstimmen. Dies gilt jedoch nicht, wenn sich aus anderen Umständen (z. B. aus einer Aufenthaltsgenehmigung) Zweifel daran ergeben, ob der Käufer seinen Wohnort tatsächlich im Drittlandsgebiet hat.

Kann die Grenzzollstelle zwar die Ausfuhr des Gegenstandes bestätigen, nicht aber die Angaben zum Wohnort im Drittland, gibt sie - soweit möglich - auf dem Ausfuhrbeleg den Grund dafür an. Ergibt sich aus der Begründung, dass der Käufer seinen Wohnort zum Zeitpunkt der Lieferung nicht im Drittlandsgebiet hatte, entfällt die Steuerbefreiung. Hatte der Käufer zwar seinen Wohnort im Zeitpunkt der Lieferung im Drittlandgebiet, konnte er dies aber der Grenzzollstelle nicht nachweisen, kann an die Stelle der fehlenden Abnehmerbestätigung der Grenzzollstelle eine Ersatzbestätigung treten, z. B. die Bestätigung einer amtlichen Stelle der Bundesrepublik Deutschland (z. B. deutsche Auslandsvertretung) im Einfuhrstaat (siehe nachfolgend Nr. 6). Eine Ersatzbestätigung einer Zollstelle im Drittlandsgebiet kommt dagegen nicht in Betracht.

Für die Steuerbefreiung kommt es außerdem darauf an, dass der Unternehmer in den Besitz der zollamtlichen Bestätigungen gelangt, indem der Käufer dem Unternehmer die entsprechenden Dokumente zurückreicht (z. B. beim nächsten Einkauf) oder zurücksendet oder indem der Unternehmer die Belege durch ein in die Steuererstattung eingeschaltetes ServiceUnternehmen zurückerhält oder die Belege bei dem Service-Unternehmen aufbewahrt werden.

Für die Steuerbefreiung kommt es außerdem darauf an, dass der Unternehmer in den Besitz der zollamtlichen Bestätigungen gelangt, indem der Käufer dem Unternehmer die entsprechenden Dokumente zurückreicht (z. B. beim nächsten Einkauf) oder zurücksendet oder indem der Unternehmer die Belege durch ein in die Steuererstattung eingeschaltetes ServiceUnternehmen zurückerhält oder die Belege bei dem Service-Unternehmen im Inland aufbewahrt werden. Die Belege über die zollamtlichen Bestätigungen müssen auch dann im Original im Inland aufbewahrt werden, wenn sie elektronisch archiviert werden.

können oder dies für den Käufer nicht zumutbar ist (z. B. weil sich die gekaufte Ware im aufgegebenen Reisegepäck befindet), können diese Bestätigungen durch eine deutsche Auslandsvertretung im Wohnortland des Käufers erteilt werden (vgl. Teil C der Ausfuhr- und Abnehmerbescheinigung in der Anlage 2). Dies setzt in der Regel voraus, dass die Ware der Auslandsvertretung vorgeführt wird. Wichtig ist auch in diesen Fällen die Bestätigung, dass der Käufer im Zeitpunkt der Lieferung, d. h. bei Übergabe der Ware an ihn durch den Unternehmer, seinen Wohnort in dem Drittland hatte. Die Bestätigung durch eine deutsche Auslandsvertretung ist gebührenpflichtig.