Ordnungsgemäße Kassenführung

Registrierkassen müssen handels- und steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften gerecht werden. Insbesondere ist es für das Finanzamt von Bedeutung, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen systematisch, vollständig, zeitgerecht und geordnet abgelegt und unveränderbar und möglichst detailliert aufbewahrt werden. Eine Registrierkassenpflicht wird es aber weiterhin in Deutschland nicht geben.

Seit 2017 müssen alle elektronischen Registrierkassen Einzelaufzeichnungen dauerhaft speichern können. Altkassen, mit denen Tagesendsummenbons unter Löschung der Journaldaten ausgedruckt werden, entsprechen nicht mehr den Anforderungen. Das heißt, dass Kassendaten einzeln und „festgeschrieben“ gespeichert werden müssen. 

Seit 2018 gibt es nun mehr die Möglichkeit einer unangekündigten Kassenschau. Registrierkassen sind Prüfungsschwerpunkt und dies aus Finanzverwaltungssicht durchaus mit beachtlichem Erfolg: Über 90 % der Kassenprüfungen werden beanstandet. Das zeigt, dass die Kassennutzer((GENDERNOTICE)) das Thema unbedingt ernst nehmen sollten.

Die Meldepflicht für Registrierkassen besteht ab dem 01.01.2025 jeweils bei Kauf und Außerbetriebnahme einer Kasse sowie einmalig für alle Bestandskassen. Die Meldepflicht bedeutet, dass Händler Merkmale ihrer Kassensysteme sowie der eingesetzten zertifizierten technischen Sicherheitsreinrichtungen an das zuständige Finanzamt melden müssen.

Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird über das Programm „Mein ELSTER“ und die ERiC-Schnittstelle seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt((BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024 unter Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO) (bayern.de) https://www.finanzamt.bayern.de/Informationen/Steuerinfos/Weitere_Themen/Elektronische_Kassensysteme/2024-06-28-mitteilungsverpflichtung-nach-AO.pdf)) . Eine Ausfüllanleitung finden Sie unter diesem Link. Die in der Ausfüllanleitung beschriebenen Datenfelder stimmen mit den Ansichten im Portal „Mein ELSTER“ überein. Für die Einreichung des Formulars ist ein ELSTER-Benutzerkonto erforderlich. Informationen zur Registrierung für ein Benutzerkonto finden Sie hier: www.elster.de/eportal/registrierungauswahl.

Die Mitteilung von vor dem 1. Juli 2025 angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen ist bis zum 31. Juli 2025 zu erstatten. Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung mitzuteilen. Nicht angeschaffte (z. B. gemietete oder geleaste) elektronische Aufzeichnungssysteme stehen angeschafften elektronischen Aufzeichnungssystemen gleich

Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Satz 1 KassenSichV entsprechend den gesetzlichen Anforderungen des § 146a AO mit einer TSE geschützt sein.

Aufgrund einer einzelfallbezogenen Antragstellung kann eine Erleichterung nach § 148 AO (in Form einer Fristverlängerung) aufgrund unbilliger sachlicher Härte bewilligt werden. Die Antragstellung kann formlos beim zuständigen Finanzamt erfolgen. Das Finanzamt wird eine Bewilligung davon abhängig machen, welche Antragsgründe im Einzelfall vorliegen und wie stichhaltig die Nachweise sind. Darüber hinaus sind in jedem Fall der konkret begehrte Verlängerungszeitraum, der Anbieter der TSE-Lösung und das (umzurüstende) Kassensystem (Modell- und Seriennummer, Datum der ersten Inbetriebnahme, aktuelle Version des Systems) anzugeben.

Eine TSE besteht aus

• Sicherheitsmodul, das gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können 
• Speichermedium, auf dem die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert werden
• Digitale Schnittstelle, die eine reibungslose Datenübertragung für Prüfungszwecke gewährleisten soll.
  

Die detaillierten Anforderungen an das Sicherheitsmodul, das Speichermedium, die digitale Schnittstelle sowie die elektronische Aufbewahrung werden vom BSI((Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie, www.bsi.de)) entwickelt und in technischen Richtlinien und Schutzprofilen veröffentlicht.

Bei Verstößen droht ein Bußgeld. Die Einhaltung der Vorgaben soll durch eine Kassennachschau geprüft werden. Für die Einzelhändler bedeutet dies, dass ggf. Registrierkassen nachgerüstet werden müssen.

Der vorgeschriebene Manipulationsschutz dürfte Änderungen an der Hard- und Software erfordern. Bei vernetzten Kassen sind zentrale Lösungen denkbar, sodass nicht zwangsläufig jede einzelne Kasse nachgerüstet werden muss. Die Umsetzung der technologischen Vorgaben will der Gesetzgeber den Kassenherstellern überlassen.

Nutzer elektronischer Registrierkassen haben seit 2020 die Pflicht zur Ausgabe von Kassenbelegen. Der Beleg kann in Papierform oder elektronisch (digital) ausgegeben werden. Der Kunde muss den Beleg jedoch nicht mitnehmen.

Befreiungen von der Belegausgabepflicht können aus Gründen der Unzumutbarkeit auf Antrag (siehe Bewilligung von Erleichterungen) nach § 148 AO durch die Finanzverwaltung erteilt werden. Ein solcher Fall wäre, wenn der Verkauf von Waren (nicht Dienstleistungen) an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen erfolgt und die Belegausgabepflicht für den Händler unzumutbar wäre, z. B. bei Kiosken.

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten((Vgl. BMF-Schreiben v. 30.06.2023: Neufassung des Anwendungserlasses zu § 146a AO (bundesfinanzministerium.de))):

• Vollständigen Namen und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers 
• Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns sowie den Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung 
• Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung 
• Transaktionsnummer 
• Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz 
• Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie die Seriennummer des Sicherheitsmoduls. 
• Betrag je Zahlungsart 
• Signaturzähler
• Prüfwert
  

Händler ohne elektronische Registrierkasse, bspw. mit offener Ladenkasse, sind von der Belegausgabepflicht ausgenommen. Auf Wunsch des Kunden muss dennoch ein Beleg erstellt werden.

Es ist dabei zu beachten, dass seit 2020 die Nutzung von Bisphenol-A (BPA) haltigem Thermopapier für Kassenbelege verboten ist.

Seit 2018 kann die Finanzverwaltung zudem jederzeit und unangekündigt eine sogenannte Kassennachschau durchführen. Da die Kassennachschau keine Außenprüfung ist, wird sie nicht angekündigt. Prüfer dürfen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten und ihres Amtes walten. Dabei müssen Händler sämtliche für die Kassenführung maßgeblichen Unterlagen zur Verfügung gestellt oder entsprechend elektronischer Datenzugriff gewährt werden. Die Besichtigung der Räumlichkeiten soll dem Prüfer dazu dienen, Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Die Kassennachschau darf weder verweigert noch an einen Steuerberater delegiert werden. Der Steuerpflichtige ist zur Mitwirkung im Rahmen der Kassennachschau verpflichtet. Sofern sich erforderliche Unterlagen zum Zeitpunkt der Prüfung bei Dritten (z.B. externer Buchhalter) befinden, muss dieser Einsicht gewähren (Ausnahme: Sofern sich Unterlagen beim Steuerberater oder Notar befinden, muss die Prüfung angekündigt werden). Der Finanzbeamte kann auch vor der der offiziellen Prüfhandlung eigene Beobachtungen oder als Kunde getarnte Testkäufe durchführen. Dafür muss er sich weder ausweisen, noch zu erkennen geben.

Mögliche Kosten, damit Unterlagen verfügbar oder elektronische Daten übermittelt werden können, muss der Einzelhändler tragen. Zum Zweck der Dokumentation hat der Prüfer das Recht Unterlagen und Belege zu kopieren. Sofern sich Anlass zu Beanstandungen der Kassenaufzeichnungen oder Kassenbuchungen ergibt, kann der Prüfer zur Außenprüfung übergehen.

Entsprechen die eingesetzte Kassentechnik und die durch sie aufgezeichneten Daten nicht den gesetzlichen Anforderungen, muss der Steuerpflichtige u.U. damit rechnen, dass das Finanzamt Steuern aufgrund eines geschätzten Gewinns festsetzt. Die Schätzung wird im Zweifel höher als der vom Steuerpflichtigen selbst ermittelte Gewinn sein und damit zu höheren Steuern führen. Wurden tatsächlich Erlöse verkürzt, drohen zudem strafrechtliche Konsequenzen.

Das bedeutet, dass sich der Einzelhändler mit seinem Steuerberater und dem Kassenlieferanten oder IT-Dienstleister in Verbindung setzen sollte, um die Gesetzes-Konformität seines Kassensystems abzuklären.

Was die Finanzverwaltung von den Kassennutzern erwartet, hat sie in der sogenannten Kassenrichtlinie 2010((BMF-Schreiben vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften.)) formuliert. An den dort niedergelegten Aussagen hat sich auch durch die Ende 2019 aktualisierten GoBD((BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zu Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), GZ: IV A 4 - S 0316/19/10003 :001, DOK: 2019/0962810.)) grundsätzlich nichts geändert. Aus den GoBD ergeben sich daher keine neuen Handlungspflichten in Bezug auf die Hard- und Software von Registrierkassen. Allerdings enthalten die GoBD einige Hinweise zu Form und Inhalt elektronisch gespeicherter Kasseneinzeldaten.((Siehe oben Randnummern 37, 50, 52, 77 und 85))

Das BMF stellt in der Kassenrichtlinie 2010 klar, dass elektronisch erstellte Unterlagen „während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar“ zu archivieren sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre. Die Daten sind zwingend elektronisch aufzuzeichnen. Bisher waren häufig Kassen im Einsatz, die über keinen ausreichenden Speicher verfügten und die darauf ausgelegt waren, dass nach Geschäftsabschluss ein Beleg mit aufsummierten Tagesumsätzen (auch Tagesendsummenbon oder Z-Bon genannt) erzeugt wurde. Einzelne Verkäufe wurden gar nicht erst gespeichert oder spätestens am Tagesende gelöscht. Die alleinige Aufbewahrung von Papierausdrucken (etwa von Z-Bons) genügt jedoch nicht den Anforderungen.

Seit Anfang 2017 dürfen keine sogenannten „Z-Bon-Kassen“ (Kassen ohne ausreichende Speichermöglichkeiten), sondern nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, die die Anforderungen vollumfänglich erfüllen. Insbesondere also die Einzeldaten dauerhaft speichern und für den Datenexport an die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung zur Verfügung stellen können. Lassen Sie sich bei einem Neukauf schriftlich zusichern, dass die Registrierkasse den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Lassen Sie sich beraten, wie die Speicherung der Kassendaten für 10 Jahre mit der fraglichen Registrierkasse umgesetzt werden kann. Bei externen Speichern – wie z. B. SD-Karten – gilt zu klären, wie lange diese in Abhängigkeit vom Geschäftsvorfallvolumen eingesetzt werden können. In der Regel wird es schon aufgrund zweifelhafter Langlebigkeit der SD-Karte geboten sein, die dort gespeicherten Daten in regelmäßigen Abständen anderweitig – z. B. auf der Festplatte eines Computers – abzuspeichern. Der Kassenverkäufer und Ihr Steuerberater sollte Ihnen dabei behilflich sein, die weitere Verarbeitung der elektronischen Kassendaten GoBD-konform umzusetzen. Der Kassenverkäufer sollte Sie ferner bei der Individualisierung der Standardeinstellungen und der Einrichtung von Warenbezeichnungen sowie ggf. der Voreinstellung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes unterstützen. Alte Gebrauchtkassen sollten nicht entsorgt werden. Diese Kassen enthalten oftmals noch Speicherdaten, die die Richtigkeit der Steuererklärungen glaubhaft machen können.

Eine Pflicht zur Benutzung einer elektronischen Registrierkasse besteht nicht. Einzelhändler dürfen daher mechanische Registrierkassen einsetzen oder auf den Einsatz einer Registrierkasse gänzlich verzichten. Ob es ratsam ist, auf eine moderne elektronische Registrierkasse zu verzichten und die Geschäftsvorfälle stattdessen manuell aufzuzeichnen, steht auf einem anderen Blatt. Für diese Aufzeichnungen sind strenge Anforderungen zu beachten. Fehler können leicht unterlaufen. Eine Kassenbuchführung ohne ein elektronisches Erfassungssystem dürfte von den Betriebsprüfern der Finanzverwaltung mit Argwohn betrachtet und deshalb besonders genau unter die Lupe genommen werden. Auch bei einer offenen Ladenkasse gilt zudem grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht. Mangels Zumutbarkeit sind Einzelaufzeichnungen bei Verkäufen an eine Vielzahl nicht bekannter Kunden zwar entbehrlich. Hier genügt es, wenn die Tageslosung durch Auszählen des Geldbestandes bei Geschäftsabschluss und Erstellung eines summarischen Tageskassenberichts nachgewiesen wird. Der Steuerpflichtige muss allerdings ggf. darlegen können, warum die Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle für ihn unzumutbar ist. Es muss damit gerechnet werden, dass der Betriebsprüfer der Finanzverwaltung den alleinigen Nachweis der Bareinnahmen über Tageskassenberichte nicht ohne Weiteres akzeptiert.

Wenn Waren mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen verkauft werden, müssen diese getrennt aufgezeichnet werden. Auf Antrag kann das Finanzamt gestatten, die aufgezeichneten Beträge, z. B. auf der Grundlage der Wareneingänge, nachträglich zu trennen.

Es gibt keine klaren Vorgaben dazu, wie genau die verkaufte Ware bezeichnet werden muss. Die Finanzverwaltung fordert in diesem Zusammenhang ganz allgemein, dass der Umfang der Aufzeichnungen so sein muss, dass eine Überprüfung der Grundlagen des gebuchten Geschäftsvorfalls, seines Inhalts und seiner Bedeutung für den Betrieb möglich ist.((BMF-Schreiben vom 14. November 2014 zu Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, Randnummer 37.)) Diese Aussage hilft nur begrenzt weiter. Man wird wohl generell sagen müssen, dass die Warenbeschreibung zumindest so genau sein sollte, dass der anzuwendende Umsatzsteuersatz nachvollziehbar ist. Keinesfalls ausreichend wäre daher beispielsweise die Bezeichnung „Lebensmittel“ oder „Buch“. Zu empfehlen sind sicherlich möglichst genaue Warenbeschreibungen. Gattungsbezeichnungen sind tendenziell kritisch zu sehen. Dagegen sind der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems und von Scannerkassen nicht zwingend erforderlich. 

In der Regel wird in der Praxis täglich ein Soll-/Ist-Abgleich der Kasseneinnahmen durchgeführt. Ein dabei erstellter Tagesendsummenbon mit Hinweisen zu ggf. Differenzen des Soll- /Ist-Abgleichs ist selbstverständlich aufzubewahren.

Die Finanzbehörden legen größten Wert darauf, dass Daten nicht ohne Nachverfolgbarkeit geändert werden können. Bei einem Storno muss also der stornierte Geschäftsvorfall erkennbar bleiben und darf nicht unwiederbringlich gelöscht werden. Für den sog. Sofort-Storno, bei dem die Korrektur einer Eingabe noch vor deren Registrierung erfolgt, besteht aus steuerrechtlicher Sicht dagegen derzeit keine Pflicht zur dauerhaften Speicherung. Dies kann sich aber durchaus in Zukunft ändern, da der Umfang der aufzeichnungspflichtigen Vorgänge nach aktuellen Überlegungen des Bundesfinanzministeriums ausgeweitet werden soll.

Es ist eine Verfahrensdokumentation für die Kassenbuchführung zu erarbeiten und aufzubewahren. Dabei kann Sie auch Ihr Steuerberater unterstützen. In der Verfahrensdokumentation muss folgendes enthalten sein.

• allgemeine Beschreibung (u.a. Unternehmensorganisation), 
• Anwenderdokumentation (u.a. Kassieranweisung, Bedienungs- und Programmieranleitung),
• technische Systemdokumentation (u.a. eingesetzte Hard- und Software) und
• Betriebsdokumentation (u.a. Zuständigkeiten und Berechtigungen)
• Die Einsatzorte und –zeiten der Kasse sind zu protokollieren. Einsatzort ist in aller Regel das Ladengeschäft, kann aber auch ein Marktstand o.ä. sein
  

Mit Hilfe von elektronischen Registrierkassen erstellte Rechnungen müssen aus umsatzsteuerlichen Gründen ebenfalls elektronisch aufbewahrt werden. Unklar ist, ob dies in bildhafter Form (beispielsweise als pdf) erfolgen muss. Um etwaigen Diskussionen mit der Finanzverwaltung von vornherein aus dem Wege zu gehen, empfiehlt es sich, beim Finanzamt einen Antrag nach § 148 Abgabenordnung (AO) zu stellen, dass auf die bildhafte Speicherung elektronischer Doppel der Rechnungen und Kassenbons verzichtet werden darf.

Eine vollständige Einzelaufzeichnung umfasst

• Vorgangs- bzw. Belegnummer, 
• genaue Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung, 
• Anzahl und Menge, 
• Preis und gegebenenfalls Preisminderungen,
• Datum,
• Umsatzsteuersatz und -betrag,
• Zahlungsweg sowie
• Namen des Geschäftspartners (muss nicht aufgezeichnet werden, wenn unwesentlich für Geschäftsvorfall und Name unbekannt)
  

Mangels Zumutbarkeit sind Einzelaufzeichnungen dann entbehrlich, wenn bei einer Vielzahl von einzelnen Geschäften mit geringem Wert Waren an unbekannte Kunden verkauft werden. Hier genügt es, wenn die Tageslosung per Tageskassenbericht nachgewiesen wird. Der Steuerpflichtige muss allerdings darlegen können, warum die Aufzeichnung der einzelnen Geschäftsvorfälle für ihn unzumutbar ist.

Welche Bonbeträge als niedrig anzusehen sind, ist zudem aktuell noch unklar. Falls der durchschnittliche Bonbetrag 10 EUR überschreitet oder falls nur wenige Umsätze getätigt werden, so dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um jeden einzelnen Umsatz manuell aufzuzeichnen, besteht im Falle einer Betriebsprüfung oder einer unangemeldeten Kassennachschau allerdings die erhöhte die Gefahr, dass die Kassenbuchführung einer offenen Ladenkasse mit summarischen Tageskassenberichten nicht akzeptiert wird. Wenn Waren mit verschiedenen Umsatzsteuersätzen verkauft werden, müssen diese getrennt aufgezeichnet werden. Auf Antrag kann das Finanzamt gestatten, die aufgezeichneten Beträge z.B. auf der Grundlage der Wareneingänge nachträglich zu trennen.