Aufbewahrungsfristen

Alle Bewerbungsunterlagen sind datenschutzkonform zu erheben und aufzubewahren, d.h. Bewerber sind bei Erhebung der Daten über Zweck, Umfang und Rechtsgrundlage zu informieren. Bei abgelehnter Bewerbung sind die erhobenen Daten zu löschen. Um sich gegen ggfs. auftretende Schadensersatzansprüche (AGG) zu verteidigen, wird jedoch eine Speicherfrist der Bewerbungsunterlagen bis zu sechs Monaten für zulässig erachtet. Einer längeren Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen oder Aufnahme in einen Bewerberpool ist andernfalls ausdrücklich vom Bewerber((GENDERNOTICE)) zuzustimmen. Wird ein Bewerber eingestellt, erfolgt die Übernahme der Unterlagen in die Personalakte, insoweit es zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Für die Personalakte gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen je nach Dokumenttyp (Aufbewahrungsfristen steuerrechtlicher Unterlagen siehe Auflistung unten). 

Näheres zum Datenschutz finden Sie in den Praxiswissen zum Thema „Datenschutz-Grundverordnung“ und „Datenschutz im Arbeitsverhältnis“.

Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten regelt das Handels- und das Steuerrecht. Zusätzlich bestehen noch durch andere Rechtsquellen (z.B. Arbeitsrecht) Aufbewahrungspflichten. Dieses Praxiswissen behandelt nur die handels- und steuerrechtlichen Pflichten. Abweichende, mitunter verkürzte Fristen anderer Rechtsquellen lassen die nachfolgenden Fristen und Pflichten unberührt. 

Vor dem Gesetz ist letztlich alles archivierungspflichtig, was für eine betriebliche Überprüfung und die Transparenz der Unternehmensverhältnisse bedeutsam ist. Verlangt wird zum Beispiel die Aufbewahrung der „Handelsbriefe“, also der Geschäftskorrespondenz des Unternehmers. Zu archivieren sind nach § 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 HGB „die empfangenen Handelsbriefe“ und die „Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe“. Bei diesen Handelsbriefen handelt es sich um alle Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, einschließlich E-Mail (§ 257 Abs. 2 HGB). Dazu gehören nicht Schreiben zur allgemeinen Information und die Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluss eines Handelsgeschäftes geführt haben. 

Für ihre elektronische Archivierung muss sichergestellt sein, dass die Daten 

• mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden, 
• während der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind,
• jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht und für die Besteuerung (§ 146 ff. Abgabenordnung, die auf das Handelsrecht insofern rückverweist) maschinell ausgewertet werden können. 

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in Deutschland sind (Fristbeginn ist Ablauf des Kalenderjahres des betroffenen Sachverhalts; Übersicht Aufbewahrungsfristen siehe Punkt 2):

• 10 Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach $ 325 Abs. 2a, (Konzern-) Lageberichte, Konzernabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen 
• 8 Jahre für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege) 
• 6 Jahre für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, inkl. E-Mails). 

Eine Fristverlängerung durch offene Steuerbescheide bleibt möglich. Auch richterliche und behördliche Auflagen führen zu einer Erstreckung der genannten Fristen. Die Finanzverwaltung darf inzwischen auch digitale Unterlagen prüfen (§§ 146, 147 Abgabenordnung). Sie erhält indes nur Lesezugriff, eine Manipulation von Daten ist daher ausgeschlossen. Digitale Unterlagen, die zur Weiterbearbeitung geeignet sind, müssen der Finanzverwaltung auch in digitaler Form vorgelegt werden, selbst wenn Ausdrucke vorhanden sind. Die Integrität von Buchungsdaten muss gesichert sein. Solche Daten dürfen also nachträglich nicht verändert werden können. Das bedeutet: Gemäß Abgabenordnung und GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) müssen Unternehmen steuerlich relevante E-Mails einschließlich Anhang zwingend während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist in elektronischer Form aufbewahren (Nr. 113 ff. GoBD). Zulässig und damit ordnungsmäßig im Sinne der handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften des § 257 Abs. 3 HGB und der steuerlichen Aufbewahrungsvorschrift des § 146 Abs. 5 AO sind alle Speichermedien. 

Entscheidend für die Ordnungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, softwaremäßigen und organisatorischen Sicherheitsfunktionen, die für das jeweilige Speichermedium gesondert ausgeprägt sein können (Stichwort: Datensicherheit). Wer steuerrelevante Unterlagen auf Datenträger vorlegt, ist außerdem verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen. Auf Verlangen der Finanzverwaltung hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen. 

Sind die Unterlagen mit Hilfe eines DV-Systems erstellt worden, hat die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige. 

Der § 283 b Abs. 1 Nr. 2 StGB (Verletzung der Buchführungspflicht) sieht für Verstöße eine Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder Geldstrafe vor für denjenigen, der Handelsbücher oder sonstige Unterlagen, zu deren Aufbewahrung er nach Handelsrecht verpflichtet ist, vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen beiseiteschafft, verheimlicht, zerstört oder beschädigt und dadurch die Übersicht über seinen Vermögensstand erschwert. 

Deshalb: Geschäftsmails immer geordnet und unveränderbar archivieren und jederzeit einen raschen Zugriff auf alte E-Mails gewährleisten. 

Die Verwendung geeigneter Archivierungssysteme, die den jederzeitigen sicheren Zugriff auf geschützte Archivdokumente gewährleisten, ist daher dringend zu empfehlen. Prinzipiell zu empfehlen ist eine automatisierte elektronische Archivierung, die alles, was zur Durchsetzung oder Abwehr von Ansprüchen notwendig ist, protokolliert, indexiert und kurzfristigen Zugriff erlaubt. 

Das Filtern unerwünschter Werbe-E-Mails ist ratsam. Allerdings muss andererseits die Kompatibilität mit dem Persönlichkeits- und Datenschutz der Mitarbeiter, deren (in der Regel teils geschäftlicher, teils privater) E-Mail Input und Output gescannt und archiviert wird, sichergestellt werden. 

Deshalb: Immer deutliche Trennung von Privatmails und Geschäftsmails (Achtung: Fernmeldegeheimnis – Privatmails dürfen nicht gelesen werden).